Règlements

 

ARTICLE 1 : NOM

1.1 L’Association s’appelle la Canadian Association for Refugee and Forced Migration Studies / Association canadienne des études sur les réfugiés et la migration forcée (CARFMS / ACERMF).

1.2 Le Secrétariat de l’Association est au Centre pour les études sur les réfugiés, Université York, dans la ville de Toronto, province de l’Ontario, ou ailleurs au Canada ainsi que le désigne le Conseil de direction de temps à autre par résolution.

ARTICLE 2 : MANDAT

2.1 L’Association a pour mandat de promouvoir une communauté indépendante de chercheurs qui tiennent à faire avancer et à diffuser les études canadiennes sur les réfugiés et la migration forcée, à établir des collaborations et partenariats actifs entre les chercheurs, les enseignants, les praticiens, les décideurs politiques et les défenseurs de droits et à soutenir les publications, les conférences et d’autres forums qui contribuent aux communications et au réseautage ouverts et inclusifs autour des questions qui animent les études menées au Canada et ailleurs sur les réfugiés et la migration forcée.

2.2 L’Association a pour vision de créer une communauté pour les chercheurs qui s’intéressent aux questions que suscitent les réfugiés et la migration forcée, de faciliter le réseautage et la collaboration entre les chercheurs, de diffuser les résultats de recherche, de favoriser les liens entre les chercheurs et les acteurs gouvernementaux et non gouvernementaux, de servir de forum de débat d’idées et d’échanges intellectuels sur les questions concernant les réfugiés et la migration forcée et d’être une ressource principale des travaux de recherche canadiens et universitaires dans le domaine des réfugiés et de la migration forcée au Canada.

ARTICLE 3 : BUTS ET OBJECTIFS

3.1 L’Association entend promouvoir et appuyer l’excellence dans la recherche et l’enseignement relativement aux questions touchant les réfugiés et la migration forcée.

3.2 L’Association veut favoriser dans un cadre pluridisciplinaire, interculturel et mondial, aussi bien au Canada qu’ailleurs, des échanges englobants et ouverts entre les chercheurs, les praticiens, les décideurs, les défenseurs de droits, les réfugiés et autres personnes déplacées.

3.3 L’Association s’emploie à favoriser la dissémination du savoir sur les réfugiés et la migration forcée.

3.4 L’Association vise à favoriser au Canada le débat universitaire et public sur les questions relatives aux réfugiés et à la migration forcée.

3.5 L’Association veut développer des liens plus dynamiques et plus constructifs entre les chercheurs canadiens ainsi qu’entre les chercheurs, les organisations gouvernementales, intergouvernementales et non gouvernementales aux prises avec les questions que posent les réfugiés et la migration forcée.

3.6 L’Association entend favoriser la maturation de jeunes chercheurs au Canada ainsi que ceux qui travaillent à l’étranger.

ARTICLE 4 : ACTIVITÉS

4.1 L’Association organise une conférence annuelle centrée sur la présentation et la discussion des travaux sur des thèmes liés à son mandat, à ses buts et à ses objectifs.

4.2 L’Association organise et soutient les possibilités de mentorat et de perfectionnement professionnel.

4.3 L’Association favorise le développement de groupes de recherche thématique pour réunir les membres ayant des intérêts de recherche communs.

4.4 L’Association tient à jour une page Web active ainsi qu’une base de données en ligne traitant des membres, y compris leurs coordonnées et les centres d’intérêts thématiques et géographiques dans le domaine de la recherche.

4.5 L’Association publie deux fois l’an une lettre d’information électronique.

4.6 L’Association assure la liaison active avec les décideurs, les praticiens et les groupes de défense de droits pour diffuser et discuter des résultats de la recherche et répondre aux besoins de recherche des membres grâce aux contacts avec leurs homologues dans les secteurs de la politique, des praticiens et des défenseurs de droits.

4.7 L’Association cultive des relations avec d’autres organisations, associations et groupes aux prises avec des problèmes similaires.

4.8 L’Association offre du soutien pédagogique aux personnes qui enseignent dans les domaines touchant les questions relatives aux réfugiés et à la migration forcée.

ARTICLE 5 : ADHÉSIONS

5.1 CATÉGORIES DE MEMBRES. L’adhésion à l’Association est de deux types : affiliation individuelle et institutionnelle. Seuls les membres individuels jouissent des privilèges de vote ou peuvent être nommés, élus ou désignés à un poste.

5.2 MEMBRES INDIVIDUELS. Toute personne qui s’intéresse à l’Association et à son but est dûment acceptée dans ses rangs après s’est acquittée des cotisations annuelles fixées pour cette adhésion.

5.3 MEMBRES INSTITUTIONNELS AFFILIÉS. Toute organisation qui s’intéresse à l’Association et à son but peut s’affilier à l’Association après le versement du montant fixé au titre de droits d’adhésion annuels.

5.4 COTISATIONS DES MEMBRES. Les cotisations des membres, tout comme l’année d’adhésion, seront déterminées de temps à autre par le Conseil de direction selon les besoins financiers de l’Association. En arrivant à une telle détermination, le Conseil de direction fera en sorte que l’adhésion à l’Association et les activités de celle-ci restent aussi accessibles que possible et qu’elles ne nécessitent de la part des étudiants, des stagiaires postdoctoraux ou des chercheurs non rémunérés ou à faible revenu que des cotisations et des frais nominaux. L’accessibilité peut être confortée par des mesures telles que les cotisations réduites et le soutien financier pour participer aux conférences et aux autres activités de l’Association.

5.5 À la requête de quinze pour cent des membres actifs, le Conseil de direction doit soumettre à l’approbation des membres actifs, à l’assemblée annuelle ou par scrutin postal, toute décision visant à modifier la structure des cotisations. Une majorité simple des suffrages exprimés dans les 45 jours suivants suffira pour trancher la question.

5.6 Tout membre qui omet de verser ses cotisations verra résilier automatiquement son adhésion à l’Association, sauf stipulation contraire par le Conseil de direction. À sa demande et à condition de verser les arriérés et les cotisations courantes, tout membre dont l’adhésion a été automatiquement résiliée pour non-paiement des cotisations peut se voir rétablir par le secrétaire ou le trésorier de l’Association.

5.7 Les membres de l’Association justifiant du statut d’étudiant dans un établissement d’enseignement peuvent également être membres du Groupe étudiant de l’Association.

ARTICLE 6 : DIRIGEANTS, NOMINATIONS, ÉLECTIONS

6.1 DIRIGEANTS. Les dirigeants de l’Association sont le président, le président sortant (non votant), le vice-président, le secrétaire, le trésorier, le coordonnateur de la conférence annuelle, le responsable des communications, le responsable des partenariats politiques, le responsable des praticiens et défenseurs de droits et le responsable des affaires étudiantes.

6.2 DURÉE DE MANDATS

a) Le président et les dirigeants de l’Association, à l’exception du secrétaire, du trésorier et du coordonnateur de la conférence annuelle sont élus pour deux ans et peuvent être réélus pour deux autres mandats de deux ans maximum.

b) Le secrétaire et le trésorier sont élus pour trois ans, et ce mandat est renouvelable pour un, deux ou trois ans.

c) Au terme de son mandat, le président devient président sortant, poste de direction non votant et créé à la fin du mandat du premier président de l’Association.

d) Un mandat commence le dernier jour de la conférence annuelle de l’Association. Si une situation d’urgence empêche la tenue de la conférence annuelle, le mandat commencera le 1er janvier de l’année suivant la date normale de la conférence annuelle et se poursuivra jusqu’à ce qu’un successeur soit habilité et prêt à entrer en fonction.

e) Si un dirigeant élu n’est pas prêt à assumer ses fonctions dans le mois suivant le début de son mandat, le Conseil de direction peut déclarer le poste temporairement vacant et nommer un remplaçant provisoire ou, si le dirigeant élu n’est pas prêt à assumer ses fonctions dans les trois mois suivant le début de son mandat, le Conseil de direction peut déclarer le poste vacant et nommer un remplaçant pour terminer le mandat.

6.3 CONSEIL DE DIRECTION

a) Le Conseil de direction met en œuvre la politique, telle qu’elle a été déterminée par l’assemblée générale de l’Association, et aura le pouvoir d’approuver le budget et de diriger et de revoir les affaires générales de l’Association.

b) Le Conseil de direction de l’Association se compose des dirigeants visés à l’article 1 ainsi que de trois directeurs généraux et de deux étudiants.

c) Les directeurs généraux remplissent un mandat de trois ans, à l’exception des premiers directeurs généraux élus qui peuvent l’être pour un mandat d’un, deux et de trois ans. Après l’élection des premiers directeurs généraux, l’un d’entre eux doit être remplacé chaque année.

d) Les directeurs étudiants sont élus par les membres du Groupe étudiant pour un mandat d’un ou de deux ans.

e) Au moins deux directeurs sont des représentants du Secrétariat de l’Association.

f) Le Conseil de direction tient une réunion ordinaire chaque année avant la conférence annuelle de l’Association et peut, s’il y a lieu, convoquer des réunions supplémentaires du Conseil de direction.

g) La moitié des membres du Conseil de direction constitue le quorum pour la transaction officielle des affaires. Sauf indication contraire dans les présentes, les décisions seront prises à la majorité simple. En cas d’égalité des voix, le président sortant a voix prépondérante.

h) Les scrutins spéciaux, par courrier, téléphone ou courrier électronique, peuvent être pris à la discrétion du président ou par pétition de la majorité auprès du Conseil de direction.

6.4 COMITÉ EXÉCUTIF

a) Le Comité exécutif de l’Association se compose des dirigeants visés à l’article 6.1 ainsi que deux représentants, au moins, du Secrétariat.

b) Le Comité exécutif met en œuvre et fait appliquer les politiques et les décisions du Conseil de direction et aide le président dans la gestion des affaires de l’Association.

c) Toutes les mesures prises par le Comité exécutif doivent être rapportées régulièrement au Conseil de direction.

6.5 NOMINATIONS ET ÉLECTIONS

a) Un Comité des mises en candidature, formé d’au moins deux directeurs généraux et agissant en consultation avec les autres directeurs généraux, est responsable de proposer des candidats aux postes de dirigeants et de directeurs de l’Association.

b) À chaque assemblée annuelle, qui coïncide avec la fin du mandat des dirigeants et des directeurs, le Comité des mises en candidature doit s’efforcer de présenter une liste d’au moins deux candidats pour remplir les postes de direction (président et autres) de l’Association, et au moins quatre candidats pour remplir les postes de directeurs généraux. Lorsque les circonstances l’exigent, le Comité des mises en candidature procédera aux nominations pour les postes du secrétaire et du trésorier. Les directeurs étudiant sont nommés et élus par le Groupe étudiant conformément aux procédures établies par le groupe.

c) Le Comité des mises en candidature doit s’efforcer d’assurer la représentation qui convient tant sur le plan régional que sur le plan des diverses disciplines universitaires.

d) Après la présentation de sa liste des candidats par le Comité des mises en candidature, d’autres mises en candidature peuvent venir de l’assemblée et si elles sont appuyées, le nom des personnes ainsi nommées sera inscrit sur la liste de candidats à l’élection.

e) Si un seul candidat se présente à un poste, cette personne est proclamée élue. Sinon, l’élection se fait par scrutin écrit et les votes sont comptés par le secrétaire et un compteur choisi par l’assemblée.

f) Les dirigeants et les directeurs sont élus par un vote majoritaire. En cas d’égalité, le président a voix prépondérante.

6.6 POSTES VACANTS

a) Si le poste du président devient vacant, le secrétaire doit convoquer le Comité exécutif dans le but de nommer un président par intérimaire.

b) Lorsque survient une vacance d’un poste, y compris celui de directeur, le Comité exécutif doit combler le poste vacant jusqu’aux prochaines élections annuelles.

6.7 FONCTIONS DES DIRIGEANTS

a) Le président préside toutes les réunions de l’Association, le Conseil de direction et le Comité exécutif. Le président doit créer et nommer les comités provisoires qu’il juge nécessaires, recevoir et analyser les rapports annuels des dirigeants et des comités de l’Association avant la conférence annuelle, présenter un rapport annuel de l’état des lieux ainsi que du programme et des besoins de l’Association, promouvoir activement les relations publiques de l’Association, représenter l’Association ou se faire représenter par le dirigeant désigné aux réunions d’autres organisations éducatives et professionnelles lorsque cela est possible et effectuer les fonctions ordinairement associées à ce poste.

b) Le président sortant et les dirigeants de l’Association assistent le président lorsqu’il en fait la demande. Le président sortant assume les fonctions qui lui sont assignés par le président et qui sont approuvées par le comité exécutif.

c) Le vice-président assume les fonctions du président en cas d’absence de celui-ci, d’invalidité ou de demande. Le vice-président est en charge des affectations spéciales qui qui sont assignées par le président dans le but de promouvoir les buts et les objectifs de l’Association.

d) Le secrétaire fait office de secrétaire de séance à toutes les réunions générales ainsi que lors des réunions du Conseil de direction et du Comité exécutif. Le secrétaire se charge de toute la correspondance de routine au nom de l’Association ou selon les directives des membres du Conseil de direction, reçoit et distribue les rapports des comités, prépare et présente un rapport annuel du Comité exécutif et du Conseil de direction en vue de l’assemblée annuelle. Le secrétaire est également responsable du développement futur de l’Association, y compris des groupes de travail thématique.

e) Le trésorier de l’Association recueille toutes les cotisations des membres, tient à jour le dossier officiel des membres actuels de l’Association et présente un rapport financier annuel au Conseil de direction et aux membres de l’Association. Le trésorier est également responsable de la collecte de fonds au nom de l’Association.

f) Le responsable de partenariats politiques est appelé à développer des liens entre l’Association, ses membres et la communauté d’orienteurs politiques au Canada.

g) Le responsable des praticiens et défenseurs de droits s’occupe du développement des liens entre l’Association, ses membres et la communauté des praticiens et des défenseurs de droits au Canada, notamment le Conseil canadien pour les réfugiés.

h) Le responsable de communications s’occupe de la coordination des communications de l’Association avec les membres et non-membres au moyen de la page Web, de la lettre d’information et de la liste de diffusion de l’Association.

i) Le coordonnateur de la conférence annuelle est responsable de la coordination de la conférence annuelle de l’Association, y compris former un comité de planification de la conférence annuelle et le présider, présenter un rapport au comité exécutif sur les activités du comité de planification de la conférence annuelle. Le comité de planification de la conférence annuelle comprend au moins le coordonnateur de la conférence annuelle, le président et deux membres du comité exécutif.

j) Le responsable des affaires étudiantes s’occupe de la promotion de l’Association auprès des étudiants, de leur intégration aux affaires et activités de l’Association et de la coordination des activités du Groupe étudiant de l’Association.

6.8 COMITÉ EXÉCUTIF INTÉRIMAIRE

Établi à la fondation de l’Association, ce comité se compose de huit membres élus sans portefeuille et restera en place jusqu’à la première assemblée annuelle. Les nominations seront reçues de l’assemblée. Le premier Conseil de direction sera élu à l’occasion de la première assemblée générale selon les procédures d’élections spéciales établies par le Comité exécutif intérimaire. Celui-ci sera dissout une fois élus les membres du premier Conseil de direction.

ARTICLE 7 : PUBLICATIONS

7.1 L’Association s’engagera dans la préparation, la production, la vente et la distribution de publications occasionnelles ou régulières que détermine le Conseil de direction.

7.2 LETTRE D’INFORMATION. Publiée tous les six mois, la lettre d’information est un lien de communication entre les membres ainsi qu’avec divers milieux (universitaires, politiques, praticiens et défenseurs de droits) et d’autres organisations. Elle transmet des nouvelles de l’Association, donne expression des opinions et points de vue des membres et fait connaître les travaux en cours, les publications récentes, les conférences récentes et à venir, les activités de centre de recherche, l’aide à la recherche et les enseignements ainsi que les approches pédagogiques des questions relatives aux réfugiés et à la migration forcée.

ARTICLE 8 : FINANCES

8.1 Le trésorier reçoit les cotisations et autres paiements, tient les comptes, autorise les chèques sortants et remet les rapports prévus à l’article 6.7 (d) ci-dessus.

8.2 Un vérificateur est nommé par les membres de l’Association, à chaque assemblée  annuelle, et celui-ci est appelé à :

a) examiner chaque année l’état financier du trésorier, y compris les tests des documents comptables et autres renseignements susceptibles de lui permettre de donner un avis sur les états financiers;

b) déposer des rapports auprès du trésorier au moins huit (8) semaines avant l’assemblée annuelle du Conseil de direction. Le rapport doit être soumis à l’assemblée annuelle et y sera lu et soumis à l’examen de tous les membres de l’Association. Le rapport du vérificateur doit également être inclus dans le rapport annuel aux membres chargés d’établir les délibérations du Conseil de direction;

c) examiner et faire rapport sur les autres affaires financières de l’Association à tout moment de l’année à la demande du Conseil de direction.

d) La rémunération du vérificateur sera fixée par le Conseil de direction.

8.3 Les fonds reçus par l’Association doivent être tenus par le trésorier et déposés sur un compte dans un établissement financier approuvé par le Conseil de direction.

8.4 Par un vote affirmatif de la majorité des membres votants du Conseil de direction, le trésorier doit investir dans les placements de fiduciaire approuvés les montants déduits des fonds de l’Association, selon les directives données de temps à autre.

8.5 Tout le revenu provenant des droits, des cotisations, de la vente de publications, des subventions ou de toute autre source doit être consacré exclusivement au travail de l’Association, c’est-à-dire qu’il doit être dépensé conformément à ses objectifs, dans les limites des allocations budgétaires ou les conditions particulières d’une subvention ou d’un legs mais compatibles avec les objectifs de l’Association. Aucune partie des revenus de l’Association ne doit être versée à un membre au titre de contrepartie ou de dividende. Toutefois, les dirigeants, les administrateurs, les membres de comités et les employés peuvent être remboursés des dépenses engagées dans l’exercice de leurs fonctions et les employés peuvent toucher le salaire et traitement autorisé par le Conseil de direction.

8.6 Le Conseil de direction doit présenter à l’Association, lors de l’assemblée annuelle, le budget adopté pour l’exercice qui suit.

8.7 Aucun membre ou groupe de membres ne peut engager des fonds ou autres biens et ressources de l’Association en aucune façon, sauf en conformité avec les dispositions des présents règlements.

8.8 DISPOSITION D’ACTIFS

a) En cas de dissolution de l’Association, le Conseil de direction restera en fonction pour une période n’excédant pas douze mois afin d’expédier les affaires de l’Association conformément aux dispositions du présent article.

b) Après avoir réglé les dettes et obligations de l’Association, le Conseil de direction doit rembourser le Centre pour les études sur les réfugiés ainsi que d’autres établissements ou groupes de recherche les sommes déboursées pour le compte de l’Association et proportionnellement aux dépenses engagées.

c) Après ces paiements et remboursements, les actifs restants de l’Association seront transférés à une organisation nationale de défense des réfugiés.

d) Dans le cas où le transfert autorisé de fonds ne serait pas terminé dans les douze mois suivant la dissolution de l’Association, la majorité des membres du dernier Comité exécutif ont l’autorité de finaliser l’exécution des dispositions du présent article.

8.9    Aucun membre ou groupe de membres autres qu’un comité dûment constitué de l’Association ne peut utiliser le nom de l’Association ou son logo dans une activité sans l’autorisation préalable écrite du secrétaire-trésorier sur avis et consentement du Conseil de direction.

ARTICLE 9 : RÉUNIONS ET RAPPORTS

9.1 Sauf pour une raison suffisante, l’Association aura une conférence annuelle dont une séance générale organisée et désignée comme l’assemblée générale annuelle afin d’élaborer des politiques, de rapporter toutes les décisions du Conseil de direction et de les soumettre à l’examen. Toutes les décisions du Conseil de direction doivent faire l’objet d’un rapport aux membres de l’Association lors de l’assemblée générale annuelle de l’Association.

9.2 Le Conseil de direction de l’Association a le pouvoir de fixer la date, le lieu et les frais d’inscription aux assemblées générales de l’Association. Toutefois, à la requête de dix pour cent des membres actifs, le Conseil de direction doit convoquer une réunion qui se tiendra dans les trois mois à compter de la date de la pétition.

9.3 L’annonce de la date et du lieu de toute réunion générale de l’Association doit être faite aussi tôt que possible. Dans tous les cas, l’avis sera envoyé aux membres actifs dans un délai d’au moins 30 jours de la date de la réunion.

9.4 Les membres individuels de l’Association peuvent voter sur les questions renvoyées à l’Association à l’assemblée générale annuelle et entamer des affaires lors de ces réunions. Les propositions adoptées à l’assemblée générale annuelle doivent être mises à exécution par le Conseil de direction.

9.5 Les questions qui nécessitent le vote des membres actifs peuvent être traitées au téléphone, par courrier ou par courrier électronique lorsque le Conseil de direction le juge souhaitable.

9.6 À l’assemblée générale annuelle, les membres actifs par un vote majoritaire simple peuvent renvoyer à l’ensemble des membres actifs pour un vote par correspondance toute question autre que les amendements constitutionnels. Un sommaire des discussions pertinentes sera inclus dans les documents envoyés aux membres.

9.7 Le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente, ainsi qu’un résumé de tout autre document traitant d’un programme que l’Association destine aux membres, doit être inclus dans le rapport annuel du secrétaire-trésorier.

9.8 Une copie du budget approuvé par le Conseil de direction doit être disponible à l’assemblée générale annuelle.

9.9 L’exercice financier de l’Association va du 1er janvier au 31 décembre.

ARTICLE 10 : MODIFICATIONS ET RÉVISIONS

10.1 INITIATION DES AMENDEMENTS. Toute modification aux présents règlements, ainsi que tout autre changement qui en découle ou qui s’y rattache, peut être engagée dans l’une des manières suivantes :

a) Le Conseil de direction ou le Comité exécutif intérimaire peut formuler des propositions visant à modifier les règlements et les soumettre, ainsi que ses arguments à l’appui, au vote des membres actifs.

b) Le président peut établir un comité pour étudier les révisions générales ou particulières à apporter aux règlements et soumettre ensuite aux membres de l’Association le rapport du comité ainsi que les recommandations formulées par le Conseil de direction pour ou contre les propositions.

c) Quinze (15) membres actifs de l’Association peuvent saisir le Conseil de direction d’une proposition de modification(s) par écrit dûment signée par les auteurs. Le Conseil de direction soumet alors la proposition aux membres de l’Association, ainsi que tous les arguments avancés par les auteurs et la recommandation du Conseil de direction pour ou contre la modification envisagée. Toute modification formulée de cette manière ne peut être soumise au Conseil de direction dans les 60 jours précédant et suivant la date de l’assemblée générale annuelle.

d) Toute proposition de modification rejetée ne peut être examinée avant la prochaine assemblée annuelle de l’Association.

10.2 Les modifications ou révisions du présent document peuvent être examinées officiellement par les membres actifs de l’Association lors de l’assemblée annuelle. Un vote affirmatif d’au moins deux tiers des membres votants est nécessaire pour qu’une modification puisse être adoptée. Les membres peuvent voter par procuration au moyen d’un avis écrit adressé au secrétaire-trésorier ou au président dans les 30 jours précédant l’assemblée annuelle.

10.3  Sauf stipulation contraire dans les présentes, toute modification approuvée par les membres actifs entre en vigueur à la date choisie par décision officielle du Conseil de direction, mais en aucun cas pas plus tard que la prochaine assemblée annuelle.

ARTICLE 11 : RÈGLES DE PROCÉDURES PARLEMENTAIRES

11.1 En l’absence de toute disposition contraire dans les présents règlements, toutes les réunions d’affaires de l’Association et de ses différentes composantes doivent être régies par les règles et les usages parlementaires figurant dans l’édition courante du Robert’s Rules of Order (révisée).

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